In der heutigen schnelllebigen Welt ist es wichtiger denn je, Zeit effizient zu nutzen. Lange To-Do-Listen und knappe Deadlines verlangen nach Wegen, um viel Arbeit in kurzer Zeit zu schaffen. Zudem erschweren typische Zeitfresser wie Handy oder E-Mail konzentriertes Arbeiten. In diesem Blogbeitrag werden deshalb zwei bewährte Methoden vorgestellt, die dabei helfen können, die Zeiteffizienz zu verbessern.
Effizienz: Was bedeutet das?
Effizienz bedeutet Ressourcen wie Zeit, Energie und Geld optimal zu nutzen, um bestimmte Ziele zu erreichen. Es geht darum, die bestmöglichen Ergebnisse mit minimalem Aufwand zu erzielen. Zeiteffizienz hilft somit dabei, Prioritäten zu setzen, Ablenkungen zu minimieren und Aufgaben schneller zu erledigen. In anderen Worten: Zeiteffizienz beschäftigt sich mit der Qualität und Effektivität der Arbeit. Zeitmanagement hingegen umfasst organisatorische Aspekte, wie beispielsweise das Erstellen von Zeitplänen.
Die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist eine bewährte Methode, um die Produktivität zu steigern und die Konzentration aufrechtzuerhalten. Sie basiert auf intensiven Arbeitsintervallen, gefolgt von kurzen Pausen. So funktioniert die Technik:
- Zuerst eine konkrete Aufgabe auswählen, die erledigt werden soll.
- Ein Timer oder eine App auf 25 min einstellen, auch bekannt als ein „Pomodoro“.
- Konzentriert an der Aufgabe arbeiten, bis der Timer abläuft.
- Nach jedem abgeschlossenen Pomodoro wird eine kurze Pause von 5 Minuten gemacht.
- Nachdem vier Pomodori abgeschlossen wurden, wird eine längere Pause von 30 Minuten eingelegt.
Durch das Aufteilen der Arbeit in kleinere Zeitabschnitte hilft die Pomodoro-Technik, die Konzentration zu steigern und Überlastung zu vermeiden. Die regelmäßigen Pausen tragen zur Erholung bei und können die Leistungsfähigkeit wieder steigern.
Die SMART-Methode
Diese Methode hilft dabei, klare Ziele zu setzen. SMART steht dabei für spezifische, messbare, attraktive, realistische und terminierte Ziele. Ziele, die gut formuliert sind, können einen wesentlichen Beitrag zur Zeiteffizienz leisten. Hier sind die Schritte:
- Spezifisch: Das Ziel soll präzise und klar formuliert werden. Dazu muss genau definiert werden, was erreicht werden soll.
- Messbar: Setzen Sie Kriterien fest, anhand denen der Fortschritt gemessen werden kann.
- Attraktiv: Hat das Ziel für längerfristige Pläne eine Bedeutung? Stimmt es mit den Werten und Interessen überein?
- Realistisch: Damit das Ziel tatsächlich erreicht werden kann, sollte dieses realistisch sein.
- Terminiert: Klare Zeitvorgaben helfen dabei, den Fortschritt im Auge zu behalten und das tatsächliche Erreichen des Ziels zu kontrollieren.
Indem Ziele nach der SMART-Methode formuliert werden, wird nicht nur die Klarheit und der Fokus erhöht, sondern auch realistische Erwartungen gesetzt, die die Zeiteffizienz verbessern können.
Benefit Büroservice für mehr Zeiteffizienz
Um ungestört arbeiten zu können, ist es wichtig, dass das Telefon nicht ständig läutet und eine Unterbrechung darstellt. Ein virtuelles Sekretariat ist dabei eine große Hilfe. Wir heben für Sie ab, damit Sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können und Ihre Zeit effizient genützt ist. Unsere Mitarbeiter bearbeiten Ihre Anrufe nach Ihren Vorgaben und betreuen die Anrufer wie gewünscht. Wir unterstützen Ihr Unternehmen im Kundenservice, koordinieren Termine oder geben Erstauskünfte.
Wählen Sie zwischen 3 Paketen, die je nach Bedürfnis durch Zusatzoptionen erweitert werden können. Aufgrund von regelmäßigen Schulungen können unsere Mitarbeiter eine professionelle und persönliche Betreuung der Anrufer garantieren. Leiten Sie Ihre Anrufe ganz einfach in nur wenigen Schritten zu uns um. Sie behalten stets den Überblick, da Sie nach jedem Anruf eine Anrufinformation mit allen wichtigen Informationen per E-Mail oder SMS bekommen.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Rufen Sie uns einfach unter +43 800 100 240 an oder schreiben Sie uns eine Nachricht über unser Kontaktformular. Gemeinsam finden wir sicher eine Lösung. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!
