Wie richte ich eine Whistleblowing-Hotline ein?

Was ist Whistleblowing bzw. was kann man sich unter einer Whistleblowing-Hotline vorstellen?

Vorweg sollte erwähnt werden, dass es im österreichischen Recht keine Definition dazu gibt. „Whistleblowing“ wird im österreichischen Gesetz nicht einmal erwähnt.
Unter „Whistleblowing“ versteht man, Missstände bzw. unrechtmäßige Vorgänge am Arbeitsplatz, zu melden. „Whistleblowing-Hotlines“ sind somit Angebote von Unternehmen, Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, anonym, Probleme innerhalb eines Unternehmens oder Verstöße gegen Verhaltenspflichten durch andere Mitarbeiter oder sogar Entscheidungsträger aufzuzeigen.

Unterschieden wird grundsätzlich zwischen internem und externem Whistleblowing. Während sich der Hinweisgeber beim internen Whistleblowing an eine Stelle innerhalb des Unternehmens oder der Verwaltung wendet und auf den Misstand aufmerksam macht, kennzeichnet sich das externe Whistleblowing dadurch aus, dass der Hinweisgeber sein Wissen an die Öffentlichkeit bringt, sprich er wendet sich an die Medien, Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden.

In Österreich existiert im Gegensatz zu anderen Ländern, wie der Slowakei oder Serbien, keine generelle gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen zur Einrichtung interner Hinweisgebersysteme.

6 Tipps zur Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline:

  • Aufnahme der Meldungen über einen externen Dienstleister – im Rahmen einer rein technischen Entgegennahme (z.B. Callcenter) oder als eigene Ermittlungsstelle (z.B. Ombudsmann)
  • Einzelfallabwägung – das System sollte so ausgestaltet sein, dass Meldungen nur zu bestimmten Themen zulässig sind (bspw. Korruption, Betrug, etc.). Freundlichkeit gegenüber Kunden wäre bspw. ein Thema, das von der Zulässigkeit des Whistleblowings ausgeschlossen wäre.
  • Anonymität – ja oder nein? (Nach Auffassung der Aufsichtsbehörden, sollte die Anonymität von der Unternehmensseite zumindest nicht aktiv gefördert werden. Besser sei die Möglichkeit zur namentlichen Meldung mit deutlichem Hinweis auf die Gewährleistung der Vertraulichkeit. Nur wenn besondere Umstände hinzutreten, sollte Gebrauch von einer anonymen Meldung gemacht werden, wobei bedacht werden muss, dass die fehlende Rückverfolgbarkeit, die Bereitschaft zur Meldung erhöht.)
  • Vorabkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten erforderlich
  • Beschuldigter muss über die Meldung informiert werden
  • Daten sollten maximal 2 Monate nach Abschluss der Ermittlungen gespeichert bleiben, wenn keine weiteren Schritte eingeleitet werden

 

Sollten wir Ihr Interesse an einer Whistleblowing-Hotline geweckt haben, so können Sie diese innerhalb weniger Minuten bei uns einrichten, indem Sie unser Telefonservice in Anspruch nehmen. In unserem Produktangebot bieten wir ebenfalls ein 24/7 Service an. Es sei außerdem noch zu erwähnen, dass alle aufgenommenen Anrufinformationen streng vertraulich und anonym behandelt werden.

Sollten Sie noch Fragen bezüglich einer Whistleblowing-Hotline oder deren Umsetzung haben, können Sie uns jederzeit kontaktieren.Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen.