Wie richte ich eine Whistleblowing-Hotline ein?

Was ist Whistleblowing bzw. was kann man sich unter einer Whistleblowing-Hotline vorstellen?

Unter „Whistleblowing“ versteht man, Missstände bzw. unrechtmäßige Vorgänge am Arbeitsplatz, zu melden. „Whistleblowing-Hotlines“ sind somit Angebote von Unternehmen, um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, anonym, Probleme innerhalb eines Unternehmens oder Verstöße gegen Verhaltenspflichten durch andere Mitarbeiter oder sogar Entscheidungsträger aufzuzeigen.

Unterschieden wird grundsätzlich zwischen internem und externem Whistleblowing. Während sich der Hinweisgeber beim internen Whistleblowing an eine Stelle innerhalb des Unternehmens oder der Verwaltung wendet und auf den Missstand aufmerksam macht, kennzeichnet sich das externe Whistleblowing dadurch aus, dass der Hinweisgeber sein Wissen an die Öffentlichkeit bringt, sprich er wendet sich an die Medien, Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden.

Am 07.10.2019 wurde vom Rat der Europäischen Union eine neue Whistleblower-Richtlinie beschlossen. Diese verpflichtet einerseits alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern oder einem Jahresumsatz der zehn Millionen Euro übersteigt, andererseits aber auch Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern, zu neuen Prozessen, durch welche Hinweise von Whistleblowern vertraulich und anonym angenommen werden können. Es besteht also eine Pflicht, Hinweisgebersysteme einzurichten! Besonders wichtig ist dabei, die Anonymität des Whistleblowers aufrecht zu erhalten. Das bedeutet, dass auch Betriebe mit flachen Hierarchien, die bis jetzt mit ihren Mitarbeitern ein Meldesystem auf „Vertrauensbasis“ hatten, nachschärfen müssen, um der neuen Richtlinie zu entsprechen.

Unternehmen und Gemeinden haben zwei Jahre Zeit, diese Richtlinie umzusetzen. Das bedeutet, dass diese bis am 07.10.2021 einen Prozess zum Schutz von Whistleblowern benötigen.

6 Tipps zur Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline:

  • Die Aufnahme der Meldungen kann über einen externen Dienstleister, im Rahmen einer rein technischen Entgegennahme, geregelt werden. Dafür kommt zum Beispiel ein Telefonservice in Frage, der die Anrufe der Whistleblower entgegen nimmt und die Informationen anonym an die entsprechende Person weiterleitet.
  • Einzelfallabwägung – das System sollte so ausgestaltet sein, dass Meldungen nur zu bestimmten Themen zulässig sind (bspw. Korruption, Betrug, etc.). Freundlichkeit gegenüber Kunden wäre bspw. ein Thema, das von der Zulässigkeit des Whistleblowings ausgeschlossen wäre.
  • Die Anonymität des Whistleblowers muss dabei unter allen Umständen geschützt werden
  • Eine Vorabkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten sollte durchgeführt werden
  • Es sollte beachtet werden, dass der Beschuldigte immer über die Meldung informiert werden muss
  • Daten sollten maximal 2 Monate nach Abschluss der Ermittlungen gespeichert bleiben, wenn keine weiteren Schritte eingeleitet werden

 

Sollten wir Ihr Interesse an einer Whistleblowing-Hotline geweckt haben, so können Sie diese innerhalb weniger Minuten bei uns einrichten, indem Sie unser Telefonservice in Anspruch nehmen. In unserem Produktangebot bieten wir ebenfalls ein 24/7 Service an. Es sei außerdem noch zu erwähnen, dass wir natürlich alle aufgenommenen Anrufinformationen streng vertraulich und anonym behandeln.

Sollten Sie noch Fragen bezüglich einer Whistleblowing-Hotline oder deren Umsetzung haben, können Sie uns jederzeit kontaktieren. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen.

 

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