Vorzimmerfunktion vs. Sekretariat

Was ist eine Vorzimmerfunktion?

Die Vorzimmerfunktion im klassischen Sinn ist eine Aufgabe, die herkömmlicherweise vom Sekretariat übernommen wird. Hierbei werden die Anrufe entgegengenommen und vorab nach Priorität sortiert. Wichtige Anrufe werden direkt, wenn dies möglich ist, an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und bei den anderen Anrufen werden Mitschriften von den Gesprächen angefertigt. Das Vorzimmer wird meist als erste Anlaufstelle für Kunden oder Geschäftspartner angesehen. In den letzten Jahren haben immer mehr Unternehmen ihr Vorzimmer an externe Unternehmen, die sich auf Vorzimmerfunktionen spezialisiert haben, ausgelagert.

Welche Unterschiede gibt es zwischen einer ausgelagerten Vorzimmerfunktion und einem Sekretariat?

Der größte Unterschied bezieht sich auf den Einsatz von Personal. Damit Anrufe entgegengenommen werden können, müssen im Sekretariat immer ein bis zwei Mitarbeiter eingestellt werden, bei der Vorzimmerfunktion hingegen wird vom Unternehmen kein Personal eingestellt. Die Funktion eines Vorzimmers stellt für das Unternehmen lediglich einen Aufwand dar,  jedoch ist dieser mit keinen Personalkosten verbunden, somit entfallen auch Kosten wie Lohn- und Lohnnebenkosten. Zudem können von einem Sekretariat nur einzelne Anrufe abgearbeitet werden, wobei bei einer Vorzimmerfunktion parallel mehrere Anrufe bearbeitet werden können.

Aufgaben einer Vorzimmerfunktion

  • Telefonannahme
  • Anfertigung von Gesprächsnotizen
  • Weiterleitung von Gesprächen an zuständige Mitarbeiter
  • Beantwortung von FAQs
  • Annahme von Bestellungen
  • Terminkoordination und Kalenderverwaltung

Bei einem Vorzimmer Service kann entweder pro Anrufminute oder pro Anruf verrechnet werden. Meistens setzt sich der Preis aus einer Grundpauschale und variablen Kosten (den Minuten- oder Anrufpreisen) zusammen. Die Dienstleistung wird als Aufwand verbucht. Ein weiterer Vorteil ist, dass keine Mitarbeiter extra für die Telefonannahme eingestellt werden müssen.

Benefit Büroservice

Wir, von Benefit Büroservice, bieten seit 2014 unsere Vorzimmerfunktion an. Diesen Service nennen wir Telefonservice. Unser Ziel ist es individuelle Kundenservice-Lösungen bereitzustellen und unsere Kunden bei der Telefonannahme zu unterstützen. Um eine höchst mögliche Qualität unserer Arbeit sicherzustellen, erhalten unsere Mitarbeiter regelmäßige Schulungen.

Für mehr Informationen zum Thema Vorzimmerfunktion erreichen Sie uns über unser Kontaktformular oder unter +43 800 100 240.

Gemeinsam finden wir die perfekte Lösung für Ihre Anrufannahme!

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