6 Vorurteile über ein Telefonservice & warum Sie falsch sind

Nachfolgend haben wir Ihnen 6 Vorurteile eines Telefonservice aufgelistet und erklären, warum diese nicht zwangsweise wahr sein müssen.

1. Die Entfernung – Ein Telefonservice ist irgendwo im Nirgendwo

Beim Auslagern der Telefonannahme haben Unternehmen immer wieder die Angst, dass es sich dabei um eine große Distanz handelt. Daraus ergeben sich die Sorgen, dass der Kontakt, die Kommunikation, die schnelle Rücksprache und die kurzen Reaktionszeiten verloren gehen. Das ist jedoch nicht wahr. Die Anrufannahme an einen Telefonservice auszulagern, bedeutet nicht zwangsweise eine große örtliche Distanz und vor allem auch nicht immer das Überschreiten von Landesgrenzen.

 

2. Nur für bestimmte Branchen zu gebrauchen

Natürlich mag es Branchen geben, in denen ein Telefonservice nicht optimal geeignet ist. Diese sind jedoch sehr gering. Was die Kenntnisse über unterschiedliche Branchen angeht kann ein externer Dienstleister jedoch sehr professionell, kompetent und erfahren sein. Die Mitarbeiter in einem Telefonservice sind auf die Anrufannahme und die Betreuung verschiedenster Kunden spezialisiert. Bei einem guten Telefonservice werden alle involvierten Mitarbeiter individuell auf jeden einzelnen Kunden geschult. Zusätzlich werden die Telefonservice-Mitarbeiter, durch jahrelange Erfahrung, zu Spezialisten in den unterschiedlichsten Branchen.

 

3. Ein Telefonservice weiß ja gar nichts von meinem Unternehmen

Auch, dass ein Telefonservice weder etwas vom Unternehmen, noch der Branche eines Kunden weiß, ist eine nicht wirklich berechtigte Angst. Bei einem guten Telefonservice werden von Anfang an alle Beteiligten involviert, alle telefonierenden Mitarbeiter bestens geschult und ein genaues Konzept nach den Anforderungen des Kunden entwickelt. Die Mitarbeiter beantworten Ihre Anrufe in Ihrem Namen und nach Ihren Vorgaben. Bei einem professionellen Telefonservice-Partner werden die Anrufer gar nicht merken, dass die Gesprächspartner nicht in Ihrem Unternehmen sitzen.

 

4. Das ist nur teuer, undurchsichtig und lohnt sich für mich nicht

Diese Angst ist berechtigt aber nicht immer wahr. Ein Telefonservice ermöglicht es Ihnen, Ihre Personalfixkosten um einiges zu senken. Dazu kommt, dass Sie keine Rücksicht auf Krankheits- und Urlaubstage nehmen müssen und auch die Lohnnebenkosten wegfallen. Wenn Sie also die Kosten für ein Telefonservice damit vergleichen, was Sie für einen internen Mitarbeiter zahlen würden, der sich ein paar Stunden, oder auch rund um die Uhr, um Ihre Telefonannahme kümmert, sehen Sie schnell, dass es sich sehr wohl lohnt! Außerdem sollte es bei guten Telefonservice-Dienstleistern möglich sein, in regelmäßigen Abständen, transparente Reportings zu bekommen.

 

5. Bei einem Telefonservice gibt es immer lange Wartezeiten

Ganz im Gegenteil! Ein Telefonservice kann Ihnen helfen Ihre Erreichbarkeit zu steigern und Ihre Wartezeiten um einiges zu verkürzen. Da immer mehrere Mitarbeiter auf einmal arbeiten und eingehende Anrufe immer an den nächsten freien Mitarbeiter gehen, verkürzen sich die Wartezeiten und das Servicelevel steigt. Dies ist also eines der Telefonservice Vorurteile, ohne wirkliche Berechtigung.

 

6. Das kann ja nur unpersönlich sein

Unpersönliche, standardisierte Callcenter gibt es zwar bestimmt noch, das Konzept dahinter ist aber längst veraltet. Individualisierbare, persönliche und maßgeschneiderte Telefonservice-Lösungen sind der neue, kompetentere Weg. Abhängig davon, mit welcher Software, Hardware und welchen Systemen gearbeitet wird, lässt sich ein Telefonservice perfekt an Ihre Bedürfnisse anpassen. Ihre Anrufe können dann vom externen Dienstleister in Ihrem Namen und nach Ihren Vorgaben entgegengenommen und bearbeitet werden. Somit ist jedes Gespräch für Ihre Anrufer alles andere als unpersönlich. Auch im Büro der Telefonserviceanbieter herrscht meist kein unpersönliches Klima.

 

Anders als alle Telefonservice Vorurteile – Benefit Büroservice

Benefit Büroservice ist ein österreichisches Familienunternehmen mit Hauptsitz in St. Pölten und Wertschöpfung aus Österreich. Unsere Dienstleitung ist 100% DSGVO-konform, alle Daten werden ausschließlich auf österreichischen Servern gespeichert. Wir arbeiten mit unserer selbst entwickelten Software, welche wir ständig weiterentwickeln und an die Bedürfnisse unserer Kunden anpassen.

Wir versprechen unseren Kunden ein Servicelevel von mindestens 80%, was bedeutet, dass wir 80% der eingehenden Anrufe innerhalb von 20 Sekunden annehmen. Außerdem protokollieren und dokumentieren wir alle Anrufe, die wir für Sie entgegennehmen, genauestens. Nach jedem angenommenen Anruf senden wir Ihnen eine Gesprächsnotiz mit den wichtigsten Infos zum Gespräch zu, damit Sie immer auf dem neuesten Stand bleiben. Zusätzlich legen wir auch viel Wert auf transparente Reportings, die unsere Kunden jeder Zeit in ihrem persönlichen „Mein Büroservice“-Bereich einsehen und herunterladen können. Die Reportings sind entweder täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich möglich.

Wir arbeiten mittlerweile mit über 800 Kunden aus verschiedensten Branchen zusammen. Von Rechtsanwälten, Immobilienmaklern und Arztpraxen über Automobilunternehmen, Winterdienste und Schädlingsbekämpfungen bis hin zu Hotels, 24 Stunden Betreuungen, Laboren und IT-Unternehmen. Einerseits durch unsere jahrelange Erfahrung und andererseits durch die regelmäßigen, und auf die Bedürfnisse unserer Kunden individualisierten, Schulungen, sind wir Profis in der Telefonannahme geworden. Außerdem sind wir ein junges, dynamisches Team, mit Freude an der Arbeit.

Wir bieten 4 verschiedene Service Pakete an, bei welchen Sie wählen können, zu welchen Zeiten Sie Ihre Erreichbarkeit in unsere Hände legen wollen.

Bei Interesse oder weiteren Fragen, kontaktieren Sie uns gerne jederzeit! Entweder über unser Kontaktformular oder direkt telefonisch unter: +43 800 100 240. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!

 

Wie ein Anrufbeantworter nur besser