Welche Anforderungen sollte ein virtuelles Sekretariat erfüllen?

Die 10 wichtigsten Anforderungen an ein virtuelles Sekretariat sind:

  1. Transparente Preise
  2. Monatliche Kündigungsfrist
  3. Flexibilität des Unternehmens. Schnell einsetzbar, erweiterbar etc.
  4. Auf Sprachbarrieren achten!
  5. Bietet das Unternehmen weitere Dienstleistungen wie z.B. Briefversand, Inkasso, usw. an?
  6. Professioneller Auftritt (Webseite, erster telefonischer Kontakt usw.)
  7. Die Unternehmensgröße. Stellen Sie sicher, dass ausreichend Kapazitäten zur Verfügung stehen.
  8. Die Unternehmenskultur. Wie ist Ihr erster Eindruck?
  9. Die Qualität bei der Mitarbeiterauswahl und Weiterbildung.
  10. Ist Ihnen das Unternehmen sympathisch?

Sie überlegen Ihre Anrufe an ein virtuelles Sekretariat auszulagern? Dann sollten Sie einige Punkte unbedingt beachten.

Als ersten Schritt machen Sie eine IST-Analyse, damit Sie gezielt nach dem richtigen Anbieter für Ihr virtuelles Sekretariat suchen können. Dazu ist es hilfreich, alle Arbeiten die täglich anfallen zu notieren. Priorisieren Sie diese Liste. Welche Tätigkeiten wollen Sie auslagern? Welche Aufgaben werden weiterhin von Ihnen erledigt? Außerdem ist es wichtig, dass Sie eine Übersicht über Ihre täglich eingehenden Anrufe bekommen. Wie viele Anrufe sind es pro Tag/Woche/Monat und wie lange dauern die Gespräche durchschnittlich?

Zweitens: Überlegen Sie sich, welche Werte Ihnen wichtig sind, bzw. welche Werte der Dienstleister widerspiegeln soll. Wir von Benefit Büroservice machen sehr oft die Erfahrung, dass Unternehmer unter anderem deswegen unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, weil der Standort Österreich und die damit verbundene Sprache und Ausdrucksweise unbedingt gewünscht werden.

Drittens: Sprechen Sie mit anderen Unternehmern über Ihre Erfahrungen. Vielleicht bekommen Sie ja einen tollen Tipp. Und begeben Sie sich auf Internetrecherche. Achten Sie bei den Dienstleistern auf Transparenz. Wie transparent sind die Preise? Achten Sie bei Telefonservice Dienstleistern auf folgende Fragen: Gibt es einmalige Gebühren? Wie hoch ist die monatliche Grundgebühr? Gibt es einen Callpreis oder wird der Anruf nach Einheiten verrechnet? (Die Dauer der Einheit wird vom Dienstleister definiert.) Hier muss man sehr vorsichtig sein, denn bei der Abrechnung kann es sonst zu Überraschungen kommen. Gibt es eine Kündigungsfrist? Welche Zusatzleistungen werden angeboten? Können Sie das Telefonservice testen?

Zusammenfassend noch einmal was Sie zu tun haben:

  • Erstellen einer Ist-Analyse
  • Erstellen einer Wertetabelle
  • Recherche
  • Testphase
  • Analyse

Wir stehen Ihnen mit dem Büroservice und Telefonservice gerne zur Seite. Überzeugen Sie sich von unseren Paketen und Zusatzdienstleistungen wie dem Briefversand oder dem Inkassoservice. Bei uns gibt es weder eine Mindestvertragslaufzeit noch eine Kündigungsfrist. Weiters können Sie uns gerne 7 Tage lang kostenlos testen. Sollte es noch Fragen geben, kontaktieren Sie uns einfach. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!