Erzählungen von einem Unternehmen in der Corona Krise

Corona-Diary: Die wichtigsten Erkenntnisse aus 8 Wochen Teleworking

– Jakob Zehethofer, Gründer und Geschäftsführer, erzählt:

Seit nun mehr 8 Wochen arbeiten alle MitarbeiterInnen unserer 3 Unternehmen Benefit Büroservice GmbH (Sekretariatsdienstleistungen), Benefit Partner GmbH (Kundenservice, Hotlines) und LILLICOM GmbH (Refurbished Hardware) aus dem Homeoffice. Folgendes ergab sich bei unseren Unternehmen in der Corona Krise:

Die technische Umstellung gelang rasch und reibungslos. Denn wir bereiten uns schon seit Mitte 2019, eine Pandemie war damals bekanntlich noch kein Thema, auf den großflächigen Einsatz von Teleworking vor. Doch nicht alle Situationen waren hervorsehbar und brachten einige wichtige Learnings für unsere Unternehmen mit sich:

Technische Vorbereitung und alltägliche Challenges

Die Beschaffung der Hardware, Einrichtung der Laptops und die Umstellung der Kommunikationswege funktionierte sehr gut. Das Verständnis der MitarbeiterInnen – zu 99% Digital Natives­ – für die Gegebenheiten war groß und deshalb konnte der Betrieb mit Beginn der Corona-Maßnahmen ungestört weitergehen.

Doch der anfänglichen Freude, sich rasch auf die neue Situation eingestellt zu haben, folgte die Ernüchterung darüber, dass in den Homeoffices der MitarbeiterInnen immer häufiger technische Schwierigkeiten auftraten und Verbindungsprobleme durch langsame Internetanschlüsse unsere Produktivität reduzierten. Ein kleines, mobiles IT-Team wurde aktiviert, um MitarbeiterInnen zuhause zu betreuen, akute Probleme zu beheben und Equipment zu tauschen. Zudem wurden 30 Internet-Cubes besorgt, um jene mit schlechter Internetverbindung besser auszustatten.

Informationsfluss und Teamgefühl

Auch die veränderten Kommunikationswege brachten Hürden mit sich. Unmittelbar zu Beginn des von der Regierung empfohlenen Teleworkings, starteten wir mit täglichen Stand-up- und Status-Meetings über Videokonferenz-Tools. Der Austausch innerhalb der Teams wurde auf einen internen Chat umgestellt. Die Schwierigkeit war hier, wirklich das gesamte Team (in unserem Fall ca. 60 MitarbeiterInnen) zu erreichen. Daher wurden besonders wichtige Informationen zusätzlich über eine SMS-Schnittstelle auf alle Mobiltelefone der MitarbeiterInnen verschickt.

Um das gesamte Team zusätzlich mit Updates zu unserem Umgang mit der Corona-Krise und dessen Folgen zu versorgen und ein Gefühl von Transparenz und Sicherheit zu vermitteln, wurden von der Unternehmensführung wöchentliche Videobotschaften verschickt.

Hier beispielsweise eine Videobotschaft vom 7. April 2020:

Umsatzeinbußen und neue Nachfragen

Die Auswirkungen der Krise auf unseren Umsatz machte sich ab Woche 2 bemerkbar. Ein Großteil der EPU und KMU aus den Bereichen Bau, Immobilien, Tourismus, Gastronomie oder Zulieferer für diese Branchen, wie auch Personalleasingfirmen waren von einem Tag auf den anderen nicht mehr tätig. Eine nie dagewesen und überraschende Situation für alle Beteiligten.

Ein Teil davon hat auch die Dienstleitungen – den Großteil durften wir mit unseren Sekretariatsdienstleistungen wie z.B. Telefonservice unterstützen – gekündigt oder pausiert. Für das Vertriebsteam der Benefit Büroservice GmbH musste somit Ende März die Kurzarbeit angemeldet werden, da dieser Bereich ab der ersten Märzwoche stillstand und keine Verbesserung in Sicht war.

Hingegen war bei Benefit Partner Kundenservice-Projekten für größere Konzerne, die Auslastung plötzlich so hoch wie noch nie. Daher musste letztendlich glücklicherweise nur für drei von knapp 60 MitarbeiterInnen Kurzarbeit genutzt werden.

Flexible Lösungen und individuelle Bedürfnisse

Für das gesamte Führungsteam waren die Wochen seit Verkündung der Maßnahmen zur Eindämmung von Corona eine Achterbahnfahrt der Gefühle. Kaum hatten wir in kürzester Zeit Lösungen für aktuelle Herausforderungen gefunden, poppten die nächsten Themen auf. „Out of the Box“ zu denken wurde zur täglichen Routine.

Um eine neue Schulungsgruppe auf ein Projekt einzuschulen wurde etwa ad hoc mit der Trainerin eine vierwöchige Einschulung per Videokonferenz ermöglicht. Die Bewerbungsprozesse liefen ebenfalls über Online-Vorstellungsgespräche. Für bestehende MitarbeiterInnen wurde eine E-Learning Plattform inkl. Schulungsvideos erstellt. Denn ein Teil des Teams, das wir Anfang März ins Homeoffice geschickt hatten, hatte gerade erst seine Einschulung absolviert. Daher musste ein fünfköpfiges Team rund um die Uhr im Chat und telefonisch für Rückfragen zur Verfügung stehen. Der administrative und organisatorische Aufwand wurde um mindestens 50% erhöht.

Trotz all dieser Anstrengungen wurde uns ab Woche 4 klar: Für einige MitarbeiterInnen ist die Arbeit aus dem Homeoffice aus verschiedenen Gründen nicht ideal. Wir mussten ihnen also ermöglichen, zurück in unsere Büroräume zu kommen. Denn unser Team begann sich im Corona-Krisenmodus in 6 Gruppen zu unterteilen:

1. Erfahrene MitarbeiterInnen, die gerne ins Büro zurückkehren wollten, für die wir aber aufgrund Ihrer routinierten und verlässlichen Arbeitsweise Teleworking bevorzugten
2. MitarbeiterInnen, die aus gesundheitlichen Gründen nicht ins Büro kommen konnten bzw. wollten, obwohl wir ihre physische Anwesenheit bevorzugt hätten
3. Unerfahrene MitarbeiterInnen, die wieder ins Büro kamen, um von unseren Experts besser betreut werden zu können
4. MitarbeiterInnen mit Internetverbindungs-Problemen, die nicht gelöst werden konnten und deshalb wieder ins Büro zurückkehrten
5. Erfahrene MitarbeiterInnen, die bereits ankündigten, auch nach der Krise Telearbeit leisten zu wollen
6. Einige wenige MitarbeiterInnen, zu denen wir den Kontakt verloren hatten

Die Gruppen 2 und 6 bereiteten uns zweifellos die meisten Kopfzerbrechen.

Wir waren zwar in der glücklichen Lage trotz Lockdown im Gegensatz zu vielen anderen Unternehmen durchgehend arbeiten zu können, dennoch spürten wir eine deutlich sinkende Produktivität in unseren Unternehmen, die zu beheben eine neue Herausforderung ist.

Auch hier ist es wieder nötig maßgeschneiderte Lösungen zu finden, notwendig Sicherheitsrichtlinien zu erarbeiten und für entsprechende Schutzvorkehrungen zu sorgen.

Zwischenbilanz und klare Erkenntnisse

Am Ende der Woche 8 bleiben gemischte Gefühle. In erster Linie Stolz, mit einem tollen Team die Herausforderungen in kürzester Zeit wirklich gut gemeistert zu haben. Wir sehen das kleinere Unternehmen wieder vermehrt unsere Dienstleistungen nutzen. Doch wir wissen auch, dass sich die Investitionen der letzten Monate nicht so schnell wieder hereinholen lassen, da die Produktivität im Homeoffice nicht dieselbe ist wie im Büro. Außerdem herrscht in sämtlichen Wirtschaftsbereichen Unsicherheit darüber, was in Zukunft noch auf uns zukommt.

Sicher ist, dass wir unsere Produkte und Arbeitsweise weiterhin digitalisieren werden. Sicher ist auch, dass Teleworking ein entscheidender Teil unseres zukünftigen Arbeits-Setups sein wird. Ganz sicher ist aber auch, dass Videokonferenzen nicht das effektive Arbeiten im Büro ersetzen.

Wir haben aber, trotz der Corona-Situation, noch Ressourcen frei, um Sie und Ihr Unternehmen im Büroalltag zu unterstützen. Mit dem Telefonservice von Benefit Büroservice können Sie Ihre Telefonannahme abgeben und so noch kontaktloser arbeiten. Kontaktieren Sie uns diesbezüglich gerne.