Achtung! Diese 5 typischen Zeitfresser kosten dich im Job wertvolle Zeit

Oft verfliegt im Büro geradezu die Zeit und am Ende des Tages ist man kaum zu den eigentlichen Aufgaben gekommen. Wie kann das sein? Die Übeltäter sind typische Zeitfresser. Das Tückische daran, sie verstecken sich im Büro an vielen Ecken. Obwohl ein gutes Zeitmanagement für die Einteilung der Zeit sehr nützlich ist, hilft es nur in wenigen Fällen gegen Ablenkungen. Wir stellen euch 5 typische Zeitfresser im Büro vor und geben euch Tipps & Tricks, wie ihr euch Zeit einsparen könnt!

5 typische Zeitfresser

Wichtig ist es die Übeltäter zu kennen, um sie bekämpfen zu können. Wir haben Ihnen die 5 häufigsten Zeitfresser zusammengeschrieben.

5 typische Zeitfresser


E-Mails

Ein überfülltes Postfach löst bei uns nicht nur Stress aus, sondern raubt auch viel Zeit. Dabei ist weniger das Schreiben der E-Mail mit hohem Zeitaufwand verbunden, vielmehr ist es das Checken der E-Mail selbst. Eine Studie von Adobe belegt das durchschnittliche 5 Stunden am Tag verbracht wird seinen Posteingang zu überprüfen. Dabei entfallen 3 Stunden auf die Arbeits-E-Mails und 2 Stunden auf private. Interessanterweise werden auch außerhalb der Arbeitszeit arbeitsrelevante E-Mails oft gecheckt. Während der Arbeitszeit können eingehende E-Mails besonders störend sein. Denn bis man nach dem Checken der E-Mail wieder zurück in die vorherige Aufgabe findet, benötigt man durchschnittlich 23 Minuten. So ist nicht nur die Störung selbst der große Zeitfresser, sondern auch die danach aufgewendete Zeit, um wieder weiterarbeiten zu können.

Meetings

Wer kennt es nicht? Der Terminkalender ist voll mit Besprechungen, die sich über den ganzen Tag verteilen. Dabei geben Manager an, dass sie 83% der Meetings als unproduktiv wahrnehmen. Denn oftmals werden Meetings abgehalten, ohne einen klaren Zweck zu haben. Das ziellose Treffen führt meistens zu keinem klaren Ergebnis und kostet allen Teilnehmenden nur wertvolle Zeit. Hinzu kommt, dass zur Sicherheit Mitarbeiter zu Meetings eingeladen werden, die mit dem Thema keine Berührungspunkte haben. Sie sitzen das Meeting im wahrsten Sinne des Wortes dann regelrecht ab. Eine reine Zeitverschwendung für die Beteiligten. Überlegen Sie sich daher vor jedem Meeting: Was ist der Zweck? Wer muss dabei sein und welches Zeitlimit ist sinnvoll? Denn nicht zuletzt fragen sich einige, ob dieses 45-Minuten Meeting nicht auch mit einer E-Mail erledigt gewesen wäre. Denn eine Studie zeigt, dass 3,6 Arbeitsstunden pro Woche durch ineffiziente Meetings verschwendet werden.

Unorganisierte Arbeitsumgebung

Typische Zeitfresser finden sich überall, auch direkt in der Arbeitsumgebung. Wenn der Schreibtisch überladen ist und Unterlagen oder Materialien überall herumliegen, kann es schwierig sein, schnell auf benötigte Informationen zuzugreifen. Zeit wird verschwendet, wenn man immer wieder nach bestimmten Unterlagen suchen muss und sich nicht auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren kann. Eine geordnete Arbeitsumgebung kann dagegen dazu beitragen, dass man effizienter arbeitet und schneller zu den benötigten Informationen gelangt. Es lohnt sich also, regelmäßig Zeit zu investieren, um den Schreibtisch aufzuräumen und Dokumente und Materialien so zu organisieren, dass man sie schnell und einfach finden kann. Dies kann auch über ein gemeinsames Content-Management-System abgewickelt werden. Mehr Tools für die digitale Zusammenarbeit finden Sie hier.

Kollegen

Vor Ablenkungen durch Kollegen ist wohl niemand immun. Und seien wir doch mal ehrlich, gerade die Kollegen machen den Arbeitsalltag zu etwas Besonderem. Doch speziell in offenen Bürolandschaften kann es oft schwer sein sich zu konzentrieren, wenn Kollegen sich unterhalten oder Geräusche von anderen Arbeitsplätzen zu hören sind. Auch private Gespräche oder unangekündigte Besuche von Kollegen können zu unnötigen Unterbrechungen führen. Eine gute Lösung kann das remote Arbeitsmodell sein, das speziell für Aufgaben mit hoher benötigter Konzentration ideal ist. Auch im Büro bietet es sich an Rückzugsorte einzuführen, in denen man ungestört arbeiten kann.

Smartphone

Nur mal schnell eine Nachricht checken und schon befindet man sich 10 Posts später auf Social Media wieder. Das Telefon bietet mit seinen Funktionen eine verlockende Ablenkung zu den eigentlichen Aufgaben. Dabei sind Zeitfresser am Telefon nicht immer selbst verschuldet. Seien es Kunden, Kooperationspartner oder auch Mitarbeiter, die etwas von einem brauchen, die aber partout nicht auf den Punkt kommen können. Das kann nicht nur Nerven kosten, sondern auch eine Menge an Zeit. Setzen Sie sich dafür selbst ein Zeitlimit, beispielsweise maximal 15 Minuten für ein Gespräch. Ist das Anliegen in dieser Zeit nicht erledigt, entschuldigen Sie sich mit einem nächsten Termin und verweisen Sie auf den E-Mail-Verkehr. Auf diesem Weg tun sich viele Leute leichter das Anliegen zusammen zu fassen und Ihnen gegebenenfalls Unterlagen direkt zukommen zu lassen.

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