7 Tools, die Sie brauchen, um Ihre Digitalisierung voranzutreiben

Digitalisierung ist nicht nur seit der Pandemie in aller Munde. Nach der Reihe fangen Unternehmen an ihre Prozesse zu digitalisieren. Die Bedürfnisse der Arbeitnehmer haben diese Umstellung notwendig gemacht und auch die Organisation von vielen Unternehmen bedarf dieser Schritte. Für die Digitalisierung werden unterschiedliche Tools verwendet. Wir möchten Ihnen die Tools vorstellen, die bei Benefit Büroservice verwendet werden, um Prozesse zu digitalisieren:

Unsere wichtigsten Tools für die Digitalisierung

1. Projektmanagement-Tools

Durch ein Projektmanagement-Tool+ vereinfachen Sie die Zusammenarbeit an Projekten. Eine Übersicht der Mitarbeiter zeigt deren Auslastung, sodass neue Aufgaben ressourcengerecht verteilt werden können. Durch die Markierung von beteiligten Personen bei der jeweiligen Aufgabe des Projekts, können alle zugehörigen Informationen am richtigen Ort gesammelt werden. Updates beim jeweiligen Projekt werden einerseits in der Inbox angezeigt, andererseits auch per E-Mail versendet. So hat man stets den aktuellen Überblick. Es gibt eigene Bereiche, je nach Projekt, zu denen Mitarbeiter hinzugefügt werden können. Dort können alle berechtigten Mitarbeiter Aufgaben bearbeiten und gemeinsam, auch in Echtzeit, arbeiten. Ein Fälligkeitsdatum pro Aufgabe bestimmt im insgesamten, wie der Projektstatus ist, sodass ein verfrühtes Eingreifen möglich ist.

2. Personalverwaltungssoftware

Ein weiteres praktisches Organisationstool ist eine Software zur Verwaltung Ihres Personals. Einige Tools bieten All-In-Lösungen im Human Resources Bereich. Die wichtigsten Funktionen, die dabei erfüllt werden sollten sind Zeiterfassung, Beantragung von Abwesenheiten, Aktualisierung von personenbezogenen Daten sowie offene To-Dos. Ebenso bieten viele Softwarelösungen auch die notwendigen Funktionen für die Human Resources Abteilung auf der Arbeitgeberseite. Beispielsweise die Erstellung einer eigenen Jobplattform, welche modern und gleichzeitig einfach zu bedienen ist, bietet einen großen Mehrwert. Der gesamte Recruiting Prozess kann so abgewickelt werden, dass garantiert keine To-Dos oder Bewerbungen im Papierchaos untergehen.

3. Kursplattformen

Da wir viel Wert auf die Qualität unseres Service legen, ist es uns auch wichtig unsere Mitarbeiter bestmöglich zu schulen. Hierfür haben wir unsere eigene digitale Schulungsplattform. Dort können jederzeit Lektionen neu angelegt, nochmal gemacht oder erweitert werden. Unsere Qualitätsmanagerin hat somit jederzeit den Überblick, wer, welche Skills bereits absolviert hat.

4. Digitale Telefonie

Bei uns wurde der Telefonhörer schon lange durch digitale Telefonie mit Headsets abgelöst. Eine telefonische Anlage über Voice over IP ermöglicht uns das Telefonieren über Rechnernetze und lässt uns gleichzeitig Kosten sparen. Bei der Auswahl des Anbieters waren uns besonders die Themen Datenschutz, Ausfallsicherheit sowie der Funktionsumfang wichtig. Schließlich ist es die technologische Basis unseres Services, sodass für uns ein optimaler Anbieter von großer Bedeutung ist. Hier haben wir unsere perfekten Partner bereits gefunden, die unsere Telefonie auf ein neues Level heben konnten.

5. Webanwendungen für leichtere Zusammenarbeit

Für uns sind Webanwendungen, für ein schnelles und abteilungsübergreifendes Auffinden von Dateien, unverzichtbar geworden. Das Ablegen von Dateien auf einem Content-Management-System ermöglicht eine Sammlung von Wissen, auf die alle Mitarbeitenden Zugriff haben. Dabei können selbstverständlich Berechtigungen vergeben werden, wer auf welche Ordner zugreifen kann, sodass vertrauensvolle Dokumente nur für die zuständigen Mitarbeitenden sichtbar sind. Auch das Layout und das Design können der Plattformen können meist angepasst werden, beispielsweise an das Corporate Design des Unternehmens.

6. Plattformen für Online-Meetings

Ein besonders wichtiges Tool ist eine Plattform, welche die Kommunikation im Team erleichtert. Um eine hohe Flexibilität gewährleisten zu können, werden viele Meetings online gehalten. Dadurch ermöglichen wir die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden aus dem Homeoffice und dem Büro. Einige Plattformen bieten auch Kalenderfunktionen an, wodurch die Terminfindung leichter gestaltet wird. Es können Termine erstellt werden und direkt an E-Mail Adressen versendet werden, sodass der Termin direkt bei Ihnen im Kalender eingetragen wird.

7. Pausentool

Unser eigens kreiertes Pausentool hat schon seit längerer Zeit die Pausenaufsteller unserer Telefonisten abgelöst. Somit können wir garantieren, dass die Telefone nie unterbesetzt sind und trotzdem Pausen gemacht werden können. Vor allem ist für die anderen Mitarbeitenden die Übersicht der Pausenbesetzung sinnvoll, da sie sich die Zeit so besser einteilen können.

Wir bieten Hilfe für Ihre Digitalisierungsprozesse

Sie möchten Ihre Prozesse digitalisieren und wissen nicht, wie Sie beginnen sollen? Benefit kann Ihnen weiterhelfen. Wir bieten Ihnen Beratung zu den Tools und zeigen Ihnen, welche Schritte am Anfang notwendig sind. Kontaktieren Sie uns einfach unter unserem Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter 0800 100 2404. Wir freuen uns von Ihnen zu hören!