Ein Telefonleitfaden zum erfolgreicheren Telefonieren

Warum ein Telefonleitfaden?

„Hallo..ääähm…eine Sekunde. Was war noch einmal Ihr Anliegen?“

Wer sich am anderen Ende der Leitung befindet ist nicht schwer heraus zu finden. Den Namen wiederholt man im Zweifelsfall auch noch ein drittes mal. Aber die Anliegen und Inhalte der Anrufer herauszufinden ist essenziell. Darum sollten Sie sich genau überlegen, wie Sie ein Gespräch am besten führen. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Was möchte ich am Ende des Gesprächs erreicht haben? Wie lauten meine Ziele?
  • Was sind meine Vorteile in diesem Telefongespräch?
  • Wer ist mein Gesprächspartner? Und was sind die Ziele meines Gesprächspartners?

Wenn man nach genauen Schritten, also einem Telefonleitfaden vorgeht wirkt ein Gespräch professioneller und kann kompetenter geführt werden.

So sollten Sie vorgehen:

Vor dem Telefongespräch:

  • Bevor Sie überhaupt ans Telefonieren denken, ist es wichtig, alle notwendigen Dokumente herzurichten. Schreiben Sie sich mögliche Fragen auf und bereiten Sie sich auf das Gespräch gut vor. Damit Sie das Telefonat dann ohne lästige Unterbrechungen führen können.
  • Bevor Sie zum Hörer greifen, sollten Sie bereits ein Lächeln aufsetzen. Dies wirkt sich positiv auf die Stimmlage aus und wirkt einladend auf Ihren Gesprächspartner.

Während dem Telefongespräch:

  • Begrüßen Sie Ihren Gesprächspartner immer mit Ihrem Firmennamen und dann mit Ihrem Namen. Sie können auch einen persönlichen Begrüßungstext hinzufügen, um die Begrüßung abzurunden. Zum Beispiel: Benefit Büroservice, Hansi Huber spricht. Ich wünsche Ihnen einen guten Morgen!
  • Fragen Sie immer nach dem Namen Ihres Gesprächspartners, wenn Sie den Namen noch nicht kennen, und fügen Sie den Namen ein- oder zweimal in das Gespräch ein. Dies macht auch auf Ihren Gesprächspartner einen positiven und persönlichen Eindruck.
  • Sprechen Sie langsam – das ist besonders wichtig! Ihr Gesprächspartner wird Sie viel besser verstehen, wenn Sie maximal vier Silben pro Sekunde aussprechen.
  • Achten Sie auf eine klare Aussprache. So lassen sich viele Missverständnisse vermeiden.
  • Verwenden Sie immer das Buchstabieralphabet, um Fehler zu vermeiden. Das ist besonders bei Namen, Adresse oder Kundennummern wichtig.
  • Wenn jemand Sie anruft und mit einer anderen Person sprechen möchte, die gerade nicht erreichbar ist, sagen Sie dem Anrufer genau ab wann die Person wieder zu sprechen ist.
  • Vermeiden Sie Sprüche wie „da kenn ich mich leider nicht aus“ oder „das habe wir nicht auf Lager“. Bleiben Sie lieber bei positiven Aussagen wie „ich suche Ihnen gleich die richtige Ansprechperson heraus“.
  • Bitte und danke sagen!
  • Der Abschied sollte immer freundlich sein und dem Anrufer ein gutes Gefühl hinterlassen.

 

Telefonleitfaden bei Benefit Büroservice

Benefit Büroservice bietet einen professionellen Telefonservice. Durch regelmäßige Schulungen beherrschen unsere Mitarbeiter den Telefonleitfaden perfekt. Unsere Mitarbeiter sind professionell, kommunikativ, kompetente und freundlich. Der Telefonleitfaden ist für jeden wichtig. Wenn Sie allerdings Ihre Telefonannahme auslagern, können Sie sich besser auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Wir erleichtern Ihren Büroalltag und nehmen Ihre Anrufe professionell entgegen.

Wir beraten Sie gerne – kontaktieren Sie uns einfach hier. Oder rufen Sie uns gerne unter dieser Nummer +43 800 100 240 an. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!

 

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