Telefongespräch Struktur allgemein

Seit vielen Jahren sind Telefongespräch aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Auch heute in Zeiten der Kurznachrichten, E-Mails und Video Calls sind die guten alten Telefongespräche noch immer das wichtigste Kommunikationsmittel zwischen Geschäftspartnern, Kunden und Unternehmen.

Oftmals gibt es viele verschiedene Stolpersteine, welche Telefonate schwieriger machen. Hier sind einige Tipps und Tricks für eine gelungene Telefongespräch-Struktur:

Vor dem Gespräch:

Bevor Sie überhaupt ans Anrufen denken, sollten Sie unbedingt alle dafür benötigten Unterlagen/Dokument herrichten, Fragen, welche Sie haben aufschreiben und nötig Informationen einholen, damit Ihr Telefongespräch Struktur hat und ohne lästige Unterbrechungen durchgeführt werden kann.
Ehe sie nun zum Hörer greifen, sollten Sie einen breiten Grinser machen/lächeln, dies wirkt sich positiv auf die Stimmlage aus, das wird man in Ihrer Stimme hören.

Während des Gesprächs:

Begrüßen Sie Ihren Gesprächspartner stets mit Ihrem Firmennamen und danach Ihrem Namen. Sie können auch zusätzlich eine Begrüßungsfloskel hinzufügen, um die Begrüßung abzurunden.
Erfragen Sie immer den Namen Ihres Gesprächspartners, falls Sie diesen noch nicht kennen und bringen Sie den Namen ein bis zwei Mal in das Gespräch ein. Dies macht zugleich einen positiven Eindruck auf Ihr Gegenüber.
Sprechen Sie langsam – Das ist besonders wichtig! Ihr Gesprächspartner wird Sie viel besser verstehen, wenn sie maximal vier Silben pro Sekunde aussprechen.
Achten Sie auf eine deutliche Aussprache. Damit können viele Missverständnisse vermieden werden.
Verwenden Sie stets das Buchstabieralphabet damit Sie Fehler vermeiden können.
Wenn jemand Sie anruft und mit einer Person sprechen möchte, welche nicht da ist, sagen dem Anrufer, dass die Person erst wieder ab … zu sprechen ist.
Sagen Sie auf keinen Fall Sachen wie „ich kenne mich nicht aus/haben wir nicht auf Lager“, sondern „Ich werde Sie sofort mit einer Person verbinden, die Ihnen weiterhelfen kann/ Ich kann das gerne für Sie bestellen“
Bitte und Danke sagen nicht vergessen! 😉
Verabschiedung sollte immer freundlich sein und dem Anrufer ein gutes Gefühl geben.

Und unser letzter Tipp:

Seien Sie erreichbar damit man überhaupt mit Ihnen ein Telefongespräch frühen kann!

Wir von benefit können Ihnen bei dieser großen Herausforderung gerne behilflich sein. Mit unserem 24h Erreichbarkeitsservice können Sie rund um die Uhr für Ihre Kunden erreichbar sein. Unsere Agenten beherrschen all diese Tipps und Tricks aus dem ff und sind somit optimal auf alle Kundenanrufe vorbereitet. So werden Sie nie mehr einen Anruf verpassen und Ihre Kunden sind zufrieden. Bei uns wird eine hochwertige Telefongespräch-Struktur gelebt.