▶ Was sind eigentlich typische Sekretariatstätigkeiten?

Was ist eine Sekretärin und was macht diese überhaupt? 

Der Beruf der Sekretärin hat eine lange Geschichte und hat sich in den letzten Jahren sehr verändert. Zunächst waren nur Aufgaben administrativer Natur zu erledigen. Allgemeine Büroarbeiten, Korrespondenz und Schreibtätigkeiten zählten zum Arbeitsumfang. Wohingegen mittlerweile Sekretärinnen einiges an Verantwortung übernehmen  und oft direkte Assistenten ihrer Vorgesetzten sind. Einerseits müssen Sekretärinnen demnach sehr diskret und belastbar sein. Andrerseits benötigen sie Sozialkompetenzen. Neben den vielen kleineren Aufgaben, die eine Sekretärin erledigt, ist einer der wichtigsten Tätigkeiten auf jeden Fall der Kundenservice.

Sekretärinnen sind für In- und Outbound-Anrufe zuständig und sitzen oft am Empfang. Sie sind also der erste Ansprechpartner für Bestandskunden, Neukunden und Geschäftspartner. Der erste Eindruck zählt, deshalb ist ein professionelles Auftreten sehr wichtig. Die optimale Sekretärin ist freundlich, hilfsbereit und kennt sich bestens aus, damit die beste Lösung für jegliche Anliegen gefunden werden kann. 

Auch wichtig sind die organisatorischen Dinge, die eine Sekretärin erledigt. Neben der Schreibtätigkeiten und der Vermerkungen allerlei Gespräche, vereinbart die Sekretärin auch Termine und vermerkt diese. Bestenfalls hält die Sekretärin Sie am Laufenden, damit auch Sie jederzeit vorbereitet sind. Terminkollisionen oder verpasste Gespräche kommen bei einer guten Sekretärin sehr selten vor. 

Hier finden Sie noch einige andere übliche Sekretariatstätigkeiten: 

  • Terminorganisation und -koordination 
  • Postbearbeitung  
  • Telefonbetreuung (Outbound, Inbound) 
  • Verwaltung, Korrespondenz von E-Mail und Post 
  • Schreibtätigkeiten 
  • Ablagenführung, Aktenverwaltung und Datenbankpflege 
  • Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen 
  • Büromaterial organisieren und verwalten 
  • Informationsbeschaffung und Auswertung 
  • Reports und Präsentationen vorbereiten und erstellen 
  • Meetings und Events organisieren, vorbereiten und begleiten 
  • Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen 
  • Reiseorganisation inkl. Abrechnung 
  • Vorbereitungsarbeiten für Buchhaltung und Lohnverrechnung 

 

Brauchen Sie Unterstützungen bei Ihren Sekretariatstätigkeiten? Wir von Benefit Büroservice nehmen Ihnen gerne verschiedene Tätigkeiten ab.

Lagern Sie jetzt Ihre Büroarbeiten zu uns aus oder nutzen Sie unseren Telefonservice!

einfach mal abschalten
Benefit Büroservice GmbH hat 4,88 von 5 Sternen | 208 Bewertungen auf ProvenExpert.com