Ihre Sekretärin ist nicht da

In jedem Unternehmen kann es mal vorkommen, dass eine Sekretärin ausfällt. Dies kann aus verschiedenen Gründen vorkommen. Einerseits kann Ihre Sekretärin einfach geplant auf Urlaub sein. Andrerseits kann sie natürlich auch spontan fehlen, zum Beispiel im Krankheitsfall, bei privaten Problemen oder Pflegeurlaub. In diesen Fällen ist es notwendig eine Sekretärin Vertretung zu organisieren. Die Aufgaben einer Sekretärin sind doch sehr vielfältig und zumindest Teilbereiche müssen auf jeden Fall erledigt werden. So sollte auf jeden Fall das Telefon abgenommen werden, damit keine Anfragen oder potentielle Kunden verloren gehen.

Sekretärin Vertretung für Ihr Unternehmen

Sobald der Ernstfall eintritt und Sie eine Vertretung für Ihre Sekretärin benötigen muss es rasch gehen. Sie müssen sich überlegen, wie Sie die Sekretärin ersetzen wollen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Vertretung zu organisieren:

die Kollegin von nebenan
ein Lehrling
eine Aushilfe
eine externe Vertretung
es gibt keine…

Alle bieten verschiedene Vorteile, aber auch Nachteile. So kennt zum Beispiel die Kollegin das Unternehmen, die Mitarbeiter und die Abläufe. Das erspart Ihnen viele Absprachen und Erklärungen. Hier besteht aber die Gefahr, dass die Aufgaben Ihrer Sekretärin während der Abwesenheit nur nebenbei und schleißig erledigt werden. Da die Kollegin natürlich selber auch viel zu erledigen hat. Bei einer Aushilfe stellt es sich oft als schwer heraus, die Stunden für den gewünschten Zeitraum aufzustocken. Einer externen Vertretung muss man sehr viel erklären und auch Passwörter und Zugangsrechte müssen weitergegeben werden. Am Schlimmsten ist jedoch die Lösung, keine Vertretung zu holen. Denn dann bleibt die Arbeit einfach liegen oder ihre Sekretärin wird häufig in ihrer freien Zeit gestört. Beides ist nicht ideal.

Unsere Empfehlung für Ihre Vertretung

Wir, bei Benefit Büroservice, empfehlen Ihnen eine telefonische Vertretung zu nutzen. Sie können einen Telefonserviceanbieter nutzen, der Ihre Anrufe entgegennimmt und dann Gesprächsnotizen an Sie weiterleitet. So haben Ihre Kunden einen persönlichen Ansprechpartner und viele Anfragen können sofort beantwortet werden. Für die restlichen Anrufe gibt es Notizen und Ihre Sekretärin kann sich darum kümmern, wenn sie wieder zurück ist.

Am Besten buchen Sie direkt unser Büroservice Basis Paket, um eine Vertretung zu organisieren. Hier haben Sie alle Werktage inkludiert und können an diesen Ihre Anrufe an uns auslagern. Somit werden Ihre Telefonate an diesen Tagen von 8 Uhr bis 18 Uhr, von unseren Mitarbeitern für Sie entgegengenommen.

Sollten Sie unseren Service an mehr als allen Werktagen von 8-18 Uhr brauchen, ist das natürlich auch überhaupt kein Problem. Schauen Sie sich gerne unsere Produktübersicht an und informieren Sie sich über unsere anderen Pakete. Bei Fragen können Sie uns natürlich immer gerne kontaktieren!

Wir können folgende Aufgaben für Sie erledigen:

Anrufannahme auf Deutsch und Englisch
Informationsaufnahme und Weiterleitung an Sie per E-Mail oder SMS
Informationsweitergabe an die Anrufer (Information über den Urlaub, Dauer des Urlaubs, Vertretung, etc.)
Terminvereinbarung in einem Online Terminkalender (bei all unseren Paketen inkludiert)

Nachdem Ihr Auftrag bei uns eingegangen ist, hinterlassen Sie uns einen Meldetext, mit dem wir für Sie abheben sollen. Außerdem können Sie uns hinterlegen welche Informationen wir an Ihre Kunden weitergeben sollen. Sofern nun ein Anruf für Sie eingeht, heben unsere Mitarbeiter mit dem hinterlegten Meldetext ab und beauskunften Ihre Anrufer, ganz nach Ihren Vorgaben. Anschließend wird eine Anrufinformation mit Namen, Telefonnummer und Anrufgrund aufgenommen.

Haben Sie noch Fragen? Oder möchten Sie das Paket direkt bestellen? Kontaktieren Sie uns gerne – wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!