Wie kann ich Ersatz für eine Sekretärin organisieren?

Ich benötige einen Ersatz für die Sekretärin

Die Aufgaben einer Sekretärin sind äußerst vielfältig und in vielen Unternehmen ist die Sekretärin das Herzstück der Firma. Doch es kann verschiedenste Gründe geben, warum Sie einen Ersatz für die Sekretärin benötigen:

  • Sie haben (noch) gar keine Sekretärin, weil Sie zum Beispiel selbstständig sind oder ein Kleinunternehmen führen.
  • Ihre Sekretärin wird unerwartet krank oder muss für längere Zeit auf Pflegeurlaub.
  • Die Sekretärin kann einfach Ihren lang geplanten Urlaub einlösen.
  • Ihre Sekretärin kündigt unerwartet.
  • Oder Sie brauchen zusätzliche Hilfe, da Ihre Sekretärin bereits diverse Aufgaben im Unternehmen übernimmt.

 

Die Aufgaben einer Sekretärin

Wie bereits erwähnt, sind die Aufgabengebiete einer Sekretärin sehr vielfältig. Diese sollten nie unterschätzt werden. Hier ein kurzer Überblick über die möglichen Aufgaben einer Sekretärin und für welcher dieser Tätigkeiten Sie unbedingt Ersatz benötigen:

  • Telefonannahme – eingehende und ausgehende Anrufe
  • Organisation und Koordination von Terminen
  • Bearbeitung der Post
  • Bearbeitung von E-Mails
  • Schreibtätigkeiten – wie Email-Verkehr, Reports oder Aktenvermerke
  • Pflege und Verwaltung von Akten und Datenbanken
  • Organisation von Büro und Materialien
  • Begrüßung und Betreuung von Kunden
  • Recherche-Arbeiten und Auswertungen
  • Reports und Präsentationen vorbereiten und erstellen
  • und vieles mehr!

Alle diese Tätigkeiten sind wichtig! Aber ein Aufgabenbereich der Sekretärin sollte auf jeden Fall so schnell wie möglich übernommen werden: die Telefonannahme.

Die Telefonannahme ist so wichtig, da Sie ohne diese potentielle und aktuelle Kunden verpassen können! Kunden erwarten sich, dass Sie erreichbar sind. Wenn sie niemanden erreichen ist es in vielen Branchen üblich, einfach den nächsten möglichen Anbieter anzurufen.

 

Benefit Büroservice ist Ihr Sekretärin Ersatz

Wir empfehlen Ihnen auf jeden Fall die Anrufannahme, die normalerweise Ihre Sekretärin übernimmt, auszulagern. Benefit Büroservice kann Ihre externe Sekretärin sein!

Unsere Mitarbeiter nehmen Ihre Anrufe entgegen, so als würden wir bei Ihnen im Unternehmen sitzen. Nach jedem Anruf werden Gesprächsnotizen an Sie weitergeleitet. So haben einerseits Ihre Kunden einen direkten Ansprechpartner, andererseits verpassen Sie keine Anrufe und Anfragen mehr.

Wir können folgenden Aufgaben am Telefon für Sie erledigen:

  • Anrufentgegennahme auf Deutsch und Englisch
  • Aufnehmen von Informationen und Weiterleitung an Sie per E-Mail oder SMS
  • Weitergabe von Informationen an die Anrufer (Information über den Urlaub, Dauer des Urlaubs, Vertretung, etc.)
  • Beantwortung von FAQs (wie Öffnungszeiten, Preisübersicht, etc.)
  • Weiterverbinden von Anrufen (z.B. bei Notfällen oder technischen Störungen)
  • Terminvereinbarung in einem Online Terminkalender (dies ist ab unserem Basis Paket inkludiert)

 

Wenn Sie eine kurzfristige Vertretung benötigen, empfehlen wir Ihnen das Büroservice Paket Flex 7. Dieses Paket inkludiert 7 Tage im Monat, an denen Sie Ihre Anrufe an uns auslagern können. An diesen Tagen werde Ihre Anrufe von 9 Uhr bis 17 Uhr, von unseren Mitarbeitern für Sie entgegengenommen. Sie nutzen den Telefonservice nur dann, wenn Sie ihn wirklich benötigen.

Natürlich können Sie den Telefonservice auch an mehr als sieben Tagen im Monat nutzen. Werfen Sie einfach einen Blick auf unsere Produktübersicht und informieren Sie sich über unsere anderen Pakete. Da ist für jeden etwas dabei!

Bei Fragen können Sie uns natürlich immer gerne kontaktieren!

 

Flex7