15 typische Aufgaben einer Sekretärin

Was macht eine Sekretärin und Aufgabengebiete hat Sie?

Die Berufsbezeichnung Sekretärin ist hinlänglich bekannt.  Doch der Aufgabenbereich einer Sekretärin hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Anfangs waren die Aufgaben administrativer Natur. Allgemeine Büroarbeiten, Schreibtätigkeiten und Korrespondenz zählten zum Arbeitsumfang. Jedoch kamen mit der Zeit immer mehr Aufgaben mit Sachbearbeitungscharakter hinzu. Mittlerweile umfasst somit das Arbeitsspektrum einer Sekretärin eine Weite an Aufgaben.

Hier ist eine Liste mit 15 typische Aufgaben einer Sekretärin:

    • Telefonbetreuung (Outbound, Inbound)
    • Verwaltung, Korrespondenz von E-Mail und Post
    • Verwendung von MS-Office
    • Ablagenführung, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
    • Terminorganisation und Terminkoordination
    • Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
    • Büromaterial organisieren und verwalten
    • Postbearbeitung
    • Informationsbeschaffung und Auswertung
    • Reports und Präsentationen vorbereiten und erstellen
    • Meetings und Events organisieren, vorbereiten und begleiten
    • Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen
    • Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerk, Berichte)
    • Reiseorganisation inkl. Abrechnung
    • Vorbereitungsarbeiten für Buchhaltung und Lohnverrechnung

Aufgabengebiete einer Sekretärin mit Stundentabelle

Folglich haben wir Ihnen die oben genannten Aufgaben in Aufgabengebiete zusammengefasst. Außerdem haben wir den Aufgabengebieten Stunden zugewiesen. Je nachdem in welcher Branche die Sekretärin tätig oder wie groß das Unternehmen ist, können diese Werte natürlich schwanken. Diese Tabelle soll deshalb nur als Richtwert gelten und zur besseren Orientierung dienen.

AufgabengebieteAnteile in %Teilzeit (20 Std.)Vollzeit (40 Std.)
Telefonbetreuung 20% - 25%5h10h
Organisation und Vorbereitung15% - 20%4h8h
Schreibtätigkeiten und Ablage15% - 20%4h8h
Post & Korrespondenz15% - 18%3,6h7,2h
Verrechnung & Abrechnung8% - 10%2h4h
Verwaltung5% - 7%1,4h2,8h

Aufgrund dieser Tabelle können Sie nun sehen, dass die Telefonbetreuung einen großen Zeitanteil einnimmt. Dies muss jedoch nicht sein, denn wir können Ihre Sekretärin mit unserem Telefonservice entlasten. Mit unseren Paketen buchen Sie uns als virtuelle Sekretärin. Somit hat Ihre Sekretärin mehr Zeit für die anderen Aufgaben.

Benefit Büroservice

Wir von Benefit Büroservice unterstützen seit 2014 Unternehmen bei allen Themen rund um Sekretariatstätigkeiten. Mit unserem Know-how sind wir Ihr perfekter Ansprechpartner, wenn Sie eine überlastete Sekretärin haben und Ihre Telefonannahme outsourcen wollen. Zudem können wir Sie auch bei sonstigen Bürotätigkeiten unterstützen. Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben können unseren Service auch 7 Tage lang kostenlos testen. Sollten Sie noch Fragen melden Sie sich einfach bei uns.

Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!

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