Was sind typische Aufgaben einer Sekretärin?

Sekretärin Aufgabengebiete

Die Berufsbezeichnung Sekretärin ist hinlänglich bekannt.  Doch der Aufgabenbereich einer Sekretärin hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Anfangs waren die Aufgaben administrativer Natur. Allgemeine Büroarbeiten, Schreibtätigkeiten und Korrespondenz zählten zum Arbeitsumfang. Jedoch kamen mit der Zeit immer mehr Aufgaben mit Sachbearbeitungscharakter hinzu. Mittlerweile umfasst das Arbeitsspektrum eine Weite an Aufgaben.

15 typische Aufgaben einer Sekretärin:

    • Telefonbetreuung (Outbound, Inbound)
    • Terminorganisation und Terminkoordination
    • Postbearbeitung
    • Verwaltung, Korrespondenz von E-Mail und Post
    • Verwendung von MS-Office
    • Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerk, Berichte)
    • Ablagenführung, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
    • Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
    • Büromaterial organisieren und verwalten
    • Informationsbeschaffung und Auswertung
    • Reports und Präsentationen vorbereiten und erstellen
    • Meetings und Events organisieren, vorbereiten und begleiten
    • Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen
    • Reiseorganisation inkl. Abrechnung
    • Vorbereitungsarbeiten für Buchhaltung und Lohnverrechnung

Aufgabengebiete einer Sekretärin mit Stundentabelle

Folglich haben wir Ihnen die oben genannten Aufgaben in Aufgabengebiete zusammengefasst. Außerdem haben wir den Aufgabengebieten Stunden zugewiesen. Je nachdem in welcher Branche die Sekretärin tätig oder wie groß das Unternehmen ist, können diese Werte natürlich schwanken. Diese Tabelle soll deshalb nur als Richtwert gelten und zur besseren Orientierung dienen.

AufgabengebieteAnteile in %Teilzeit (20 Std.)Vollzeit (40 Std.)
Telefonbetreuung 20% - 25%5h10h
Organisation und Vorbereitung15% - 20%4h8h
Schreibtätigkeiten und Ablage15% - 20%4h8h
Post & Korrespondenz15% - 18%3,6h7,2h
Verrechnung & Abrechnung8% - 10%2h4h
Verwaltung5% - 7%1,4h2,8h

Aufgrund dieser Tabelle können Sie nun sehen, dass die Telefonbetreuung einen großen Zeitanteil einnimmt. Dies muss jedoch nicht sein, denn wir können Ihre Sekretärin mit unserem Telefonservice entlasten. Mit unseren Paketen buchen Sie uns als virtuelle Sekretärin. Somit hat Ihre Sekretärin mehr Zeit für die anderen Aufgaben. Ebenfalls können Sie unsere Dienstleistung für 7 Tage lang kostenlos testen. Sollten wir Ihr Interesse nun geweckt haben oder sollten Sie Fragen an uns haben, melden Sie sich einfach bei uns. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!