Unser selbst entwickeltes System
Seit Anfang an legen wir, von Benefit Büroservice, viel Wert auf die Qualität und verschiedene Individualisierungsmöglichkeiten bei unserem Telefonservice. Aus diesem Grund verwenden unsere Mitarbeiter eine von uns selbst entwickelte Software, die das fehlerfreie Arbeiten ermöglicht und gleichzeitig Spielraum für Individualisierungswünsche unserer Kunden lässt. Wir sind überzeugt von unserem System und entwickeln dieses auch ständig weiter.
Zuerst einmal ein kleiner Überblick, wie unser System überhaupt funktioniert:
- Als Benefit Büroservice Kunde bekommen Sie einen „Mein Büroservice“ Kundenbereich und eine Zielrufnummer an welche Sie Ihre eingehenden Anrufe weiterleiten können.
- Wenn ein Anruf über Ihre Zielrufnummer hereinkommt, ploppt dieser bei unserem ersten freien Mitarbeiter, mit dem von Ihnen eingetragenen Begrüßungstext und den wichtigsten Firmeninfos, auf.
- Unsere Mitarbeiter nehmen die Anrufe, mit dem Begrüßungstext und nach Ihren Vorgaben, entgegen.
- Fragen und Anliegen der Anrufer werden, mit den Informationen die uns unsere Kunden zur Verfügung stellen, beantwortet oder bei Bedarf wird der Anruf an die richtige Ansprechperson verbunden.
- Nach jedem entgegengenommenen Anruf verfassen unsere Telefonservicemitarbeiter eine Anrufinformation mit den wichtigsten Informationen zum Gespräch. Hierfür können Sie, als Kunde, vorgeben, welche Informationen aufgenommen werden sollen.
- Sollten Sie bei bestimmten Telefonaten wie Werbeanrufen, Terminvereinbarungen etc. keine Anrufinformation bekommen wollen, ist auch hier eine Individualisierung möglich.
- Mit unserer neuesten Funktion können Sie jetzt auch entscheiden welche von diesen Informationen Sie gerne in der Betreffzeile Ihrer Anrufinformation lesen würden. Je nachdem welche für Sie ausschlaggebend sind.
Ihr individueller Telefonservice
Dank unseres eigenen Systems können wir uns immer weiterentwickeln – mit und für unsere Kunden. Es ermöglicht uns, dass wir individuell auf die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden eingehen und uns als individueller Telefonservice bezeichnen können. Im Moment sind folgende Individualisierungsmöglichkeiten verfügbar:
- Status: Jeder Mitarbeiter, der in Ihrem „Mein Büroservice“ Kundenbereich hinterlegt ist, kann jederzeit seinen Status eintragen und ändern. Das bedeutet Sie können zwischen verfügbar, krank, auf Pause, etc. wählen und auch Ihren Bereitschafts- oder Urlaubsplan integrieren. Somit können unsere Mitarbeiter dem Anrufer noch detailliertere Informationen über Ihre Abwesenheit bekannt geben oder an die zuständige Person verbinden.
- Priorität: Mit unserem Ampelsystem, welches die Priorität eines Anrufs signalisiert, können Sie sich einen besseren Überblick darüber verschaffen, welche Rückrufe Sie in am besten in welcher Reihenfolge tätigen. Bei dieser Funktion kennzeichnen unsere Mitarbeiter jeden Anruf mit der entsprechenden Priorität: grün, orange oder rot.
- Zusatzfelder: Firma, Name, Telefonnummer, Anrede, Titel etc. werden von unseren Mitarbeitern standartmäßig erfragt und notiert. Zusätzlich dazu können Sie beliebige Felder wählen, die während dem Anruf für Sie aufgenommen werden sollen. Das ist beispielsweise in Form von Drop-down Menüs, einem Kalender-Button oder weiteren Textfeldern möglich.
- Anrufgründe: Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, statistisch zu erheben, zu welchen Themen Ihre Kunden und Interessenten zum Telefon greifen. Sie können bis zu 10 Gründe, die zu Ihrer Geschäftstätigkeit passen, eintragen. Unsere Telefonservice Mitarbeiter wählen dann jeweils den passenden Grund für jeden Anruf aus.
- Betreffzeile: Seit neuestem können Sie auch individuell entscheiden, welche Informationen, die während des Anrufs aufgenommen wurden, Sie gerne in der Betreffzeile Ihrer Anrufinformation hätten.
- Zusatzoptionen: Weiters bieten wir auch sehr viele Zusatzoptionen wie Rufnummern, Outboundprojekte, Sprachansagen etc. an. Diese finden Sie auf unserer Website.
Wenn Sie Hilfe benötigen oder weitere Wünsche und Individualisierungsideen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren und uns mit Ihrer Anfrage herauszufordern! Der individueller Telefonservice ist dazu da unseren Kunden den Büroalltag so gut wie möglich zu erleichtern.
