Ein erhöhtes Anrufvolumen kann durch viele verschiedene Faktoren ausgelöst werden. Grundlegend sollte man jedoch immer auf solche Ausnahmesituationen vorbereitet sein, da ein erhöhtes Anrufvolumen jederzeit eintreten kann. Wir zeigen Ihnen die unterschiedlichen Einflussfaktoren, und wie Sie sich perfekt darauf vorbereiten können.
3 mögliche Einflussfaktoren eines erhöhten Anrufvolumen und wie Sie damit umgehen können
Saisonale Effekte
Als Unternehmen, welches Dienstleistungen oder Produkte verkauft, sollten Sie sich besonders rund um die Feiertage auf ein erhöhtes Anrufvolumen einstellen. Vor allem vor den Weihnachtstagen kann es zu Lieferverzögerungen, Probleme bei den Bestellvorgängen oder Fragen zu den Produkten kommen. Bereiten Sie sich am besten im Vorfeld darauf vor und halten Sie die saisonalen Anfragen Ihrer Produkte im Auge. Falls Sie genau in diesen Zeiten eine telefonische Unterstützung brauchen erhalten Sie hier weitere Informationen.
Kommunikationsmaßnahmen
Ihre Anrufe können sich ebenfalls aufgrund diverser Marketingaktivitäten erhöhen. Planen Sie daher gezielt Ihre Ressourcen ein und rechnen Sie nach einer Marketingkampagne mit den dazugehörigen Leads. Es kann jedoch auch unerwartet, durch beispielsweise negative Presse, plötzlich zu einem erhöhten Anrufvolumen kommen.
Einmalige Vorfälle, die nicht zu erwarten waren
Solche Vorfälle sind logischerweise schlecht vorherzusagen. Es kann zum Beispiel aufgrund von technischen Schwierigkeiten, Ausfällen der Website oder Fehlern bei der Abrechnung und vielen weiteren Ereignissen zu einem erhöhtem Anrufvolumen kommen. Hierbei sollten Sie sich die einzelnen Fälle genau ansehen und analysieren, wie Sie diesen zukünftig positiv entgegenwirken können.
Die richtige Vorbereitung auf ein erhöhtes Anrufvolumen
Es ist enorm wichtig sich auf die oben genannten Ereignisse vorzubereiten. Ohne die passende Vorbereitung kann es schnell zu Überlastungen kommen, wodurch Sie Ihren Kunden keinen ausgezeichneten Kundenservice mehr bieten können. Planen Sie daher zu den oben genannten Zeiten die passende Anzahl an Mitarbeitern zur Telefonannahme ein. Falls Sie dafür zu wenig Ressourcen besitzen gibt es Alternativen um Ihre Anrufe anzunehmen – zum Beispiel ein Telefonservice.
Benefit Büroservice als Ihre persönliche Unterstützung
Wir von Benefit Büroservice können Sie bei der individuellen Telefonannahme unterstützen. Egal ob zu Stoßzeiten, zu Ihren Öffnungszeiten oder rund-um-die-Uhr. Wählen Sie einfach Ihr passendes Paket aus und leiten Ihre Anrufe an uns um. Unsere geschulten Mitarbeiter nehmen Ihre Anrufe anschließend nach Ihren Angaben an. Wenn Sie wollen können wir ebenfalls Ihren Online-Terminkalender verwalten, Rückrufe vereinbaren sowie oft gestellte Fragen direkt am Telefon beantworten.
Nach jedem eingehenden Anruf erhalten Sie direkt eine Anrufinformation mit den wichtigsten Gesprächsinformationen per Mail zugesandt. Dadurch verpassen Sie keine wichtigen Informationen mehr und können sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren.
Falls Sie Interesse an einem Telefonservice haben sind Sie bei uns genau richtig. Bei offenen Fragen können Sie sich gerne telefonisch unter +43 800 100 240 oder über das Kontaktformular bei uns melden.
