Ein Telefonat beginnen – Die ersten Sätze sind entscheidend

„Man hat nur eine Chance um einen guten Eindruck zu hinterlassen!“

Der erste Eindruck zählt, also überlegen Sie sich gut, wie Sie Ihr erstes Telefonat beginnen wollen. Der restliche Verlauf des Gesprächs, die Beziehung zum Kunden und damit Ihre Umsatzmöglichkeiten, hängen von diesem einen Moment ab!

Abgesehen davon, dass jedes Gespräch selbstverständlich freundlich und sympathisch geführt werden sollte, haben wir ein paar Tipps für Sie wie Sie Ihren ersten Auftritt am Telefon verbessern können.

Unsere Tipps – so beginnen Sie Ihr Telefonat optimal 

• Wichtig ist, von Anfang an eine positive Ausstrahlung zu vermitteln. Auch wenn Sie der Anrufer am anderen Ende der Leitung nicht sehen kann, klingen Sie mit einem Lächeln im Gesicht um einiges enthusiastischer, motivierter und positiver. Seien Sie entspannt und selbstsicher, denn wenn Stimme und Körper locker sind, fließt der Inhalt auch besser. Ihr Gesprächspartner hört an Ihrer Stimmlage wie konzentriert Sie sind und wie wichtig Ihnen das Gespräch ist.
• Achten Sie auf eine deutliche Aussprache. Ihr Gesprächspartner sollte Sie ohne Schwierigkeiten verstehen können. Ob Sie mit tiefer Stimme flüstern, wie eine Telefonistin flöten oder leise nuscheln, sagt viel über Ihre Motivation aus. Achte Sie auch auf Ihre Sprechgeschwindigkeit. Wenn Sie zu schnell sprechen, sind Sie höchstwahrscheinlich auch schwer zu verstehen. Oft ist es dem Anrufer unangenehm nachfragen zu müssen und das kann zu Missverständnissen führen.
• Notieren Sie sich gleich, wenn Sie das Telefonat beginnen, den Namen des Anrufers. Im Laufe des Gesprächs können Sie den Anrufer ein- oder zweimal mit seinem Namen ansprechen. Das wirkt persönlicher und zeigt Interesse. Übertreiben Sie es aber nicht, sonst besteht die Gefahr, dass es aufgesetzt wirkt.
• Lassen Sie Ihren Gesprächspartner immer ausreden. Hören Sie aktiv zu, indem Sie am besten immer wieder zustimmende Laute von sich geben. Wenn sich der Anrufer bestätigt und wohl fühlt, steigt Ihre Chance auf einen Geschäftsabschluss.
• Außerdem sollte Sie bestimmte Fachkenntnisse haben. Wenn ein Kunde anruft um Dinge zu erfahren oder Fragen zu stellen, sollte sein Gegenüber ganz genau wissen, wovon er spricht. Wenn man selber die Antwort auf die Frage des Anrufers nicht kennt, ist es am besten mit dem Kunden gemeinsam eine Lösung zu finden. Sagen Sie nicht „das weiß ich nicht“ sondern versichern Sie dem Anrufer, dass Sie sich das sofort mit ihm gemeinsam anschauen.
• Wenn der Anrufer eine gewisse Person sprechen will, diese aber nicht erreichbar ist, dann sagen Sie dem Anrufer grundsätzlich nicht WO die gewünschte Person ist, sondern WANN sie wieder erreichbar ist. Es hört sich zum Beispiel besser an, zu sagen: „Herr X ist ab 14 Uhr wieder erreichbar“ als „Herr X ist gerade auf Mittagspause“
• Das Wichtigste ist aber natürlich immer abzuheben! Wenn der Kunde nicht zu Ihnen durchkommt, bringen all die Tipps, wie Sie ein Telefonat beginnen, nichts. Der beste Zeitpunkt abzuheben ist nach dem zweiten Klingeln, nach dem dritten Mal ist es aber meistens schon zu spät und wirkt unprofessionell. Muss ein Kunde zu lange warten bis jemand abhebt, ist er oft schon vor dem Gespräch negativ eingestimmt. Stellen Sie sich vor, ein Kunde ruft bei zwei verschiedenen Firmen an, um ein Angebot einzuholen. Bei der ersten Firma muss er es acht Mal klingeln lassen, bis jemand seinen Anruf entgegen nimmt; bei der Zweiten ist nach zwei Klingeltönen jemand am Apparat. Welche Firma macht den besseren Eindruck?

Unsere Lösung:

All diese Dinge funktionieren mit einem automatisierten Anrufbeantworter auf keinen Fall! Der persönliche Kontakt zum Kunden ist wichtig, deshalb sollte niemand auf den Anrufbeantworter sprechen müssen. Ein Problem dabei sind natürlich die Kosten. Immer erreichbar zu sein bedeutet jemanden anstellen zu müssen, der rund um die Uhr Ihre Telefonate annimmt. Anstatt eine Telefonistin oder einen Telefonisten anzustellen, können Sie sich für eine kostengünstigere Variante entscheiden: Ein Telefonservice.

Wenn keine Anrufe kommen, zahlen Sie auch nicht. So können Sie sich Personalkosten sparen und gleichzeitig einen guten Kundenservice garantieren.

Wir von Benefit haben ein motiviertes, kompetentes Team von Telefonistinnen und Telefonisten, die individuell auf Ihre Anliegen geschult werden. Ihre Anrufe werden in Ihrem Namen entgegengenommen, Daten werden aufgenommen, wichtigste Infos zusammengefasst und Ihre Kunden werden professionell betreut. Wir vereinbaren Termine, vermitteln zu richtigen Ansprechperson, informieren über Abwesenheit, stellen bei Bedarf durch und vieles mehr! Wir verfassen Ihnen nach jedem Anruf eine Notiz, damit Sie immer auf dem neuesten Stand sind und sich persönlich bei Ihren Kunden zurückmelden können.

Wenn Sie Interesse an solch einem Telefonservice haben sollten, können Sie zwischen unseren 3 Paketen wählen. Unsere zahlreichen Zusatzoptionen garantieren dabei, dass wir für all Ihre Anliegen und Bedürfnisse die optimale Lösung finden.

Bei Fragen kontaktieren Sie uns gerne – Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen!