Ihre Aufgabenliste wird immer länger und Sie haben das Gefühl Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? So geht es vielen Arbeitnehmern sowie Unternehmern. Spricht man das Thema an, ist meist der erste Tipp, den man bekommt, man solle einfach seine Zeit besser einteilen! Doch auch dieser gut gemeinte Hinweis, hilft meist nicht weiter. Wie teile ich meine Zeit besser ein? Diese Frage stellen sich daraufhin viele. Wir haben die Antwort! Mit unseren Tipps schaffen Sie es, besseres Zeitmanagement zu erreichen. Abschließend stellen wir Ihnen auch noch zwei konkrete Methoden vor.
5 Tipps für besseres Zeitmanagement
- Nutzen Sie To-Do Listen
Es klingt banal aber To-Do Listen sind der erste Schritt zu besserem Zeitmanagement. Nehmen Sie sich am Anfang Ihres Arbeitstages die Zeit und schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen. Somit vergessen Sie in der Hektik nichts und eine vollständige Liste bietet die Grundlage für unsere weiteren Tipps. - Brechen Sie große Aufgaben herunter
Wenig Dinge sind demotivierender als Aufgaben, die lange nicht fertig werden. Gerade bei großen Projekten kann es schnell passieren, dass man das Gefühl bekommt, alles steht still. Das ist natürlich nicht der Fall, da es viele kleine Aufgaben benötigt, um das Projekt abzuschließen. Brechen Sie deshalb große Aufgaben auf kleinere herunter. Sie verlieren so nicht den Überblick und fördern gleichzeitig auch noch Ihre Motivation! - Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
Nachdem Sie nun eine vollständige To-Do Liste vor sich liegen haben, haben Sie bereits die perfekte Grundlage für diesen Tipp. Anhand dieser Liste können Sie Ihre Aufgaben priorisieren, damit Sie immer wissen, welche Aufgaben gerade am wichtigsten sind. - Geben Sie Aufgaben ab
Sie müssen nicht alle Aufgaben selbst erledigen. Beispielsweise können Sie Terminkoordinationen oder bestimmte Kundenserviceaufgaben auslagern. Wenn Sie kein Personal haben, die freie Kapazitäten dafür haben, können Sie von einem Telefonservice profitieren. Externe Mitarbeiter nehmen dann Ihre Anrufe entgegen und können sich um Terminkoordination, Erstauskünfte oder auch Bestellannahmen kümmern. - Setzen Sie Grenzen
Besseres Zeitmanagement geht Hand in Hand mit Selbstmanagement. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie nicht über Ihre Grenzen hinaus arbeiten. Hinterfragen Sie kritisch, ob es wirklich notwendig ist, jede Aufgabe noch am selben Tag zu erledigen. Auch Anrufe und Anfragen außerhalb Ihrer Arbeitszeiten, können Sie beispielsweise an ein externes Sekretariat weiterleiten. Somit haben Ihre Kunden immer einen Ansprechpartner und Sie können Ihren Feierabend genießen.
Mit diesen Methoden erreichen Sie besseres Zeitmanagement
Nun kennen Sie bereits viele hilfreiche Tipps, um Ihr Zeitmanagement zu verbessern. Wie Sie diese konkret umsetzen können, möchten wir Ihnen noch kurz anhand der folgenden zwei Methoden zeigen.
Das Pareto Prinzip
Dieses Prinzip wird auch gerne die 80-20 Regel genannt und sagt aus, dass Sie mit rund 20 Prozent Einsatz rund 80 Prozent des Endergebnisses erzielen. Für Zeitmanagement konkret bedeutet das, dass Sie zuerst die wichtigsten 20 Prozent von Aufgaben erledigen und abschließend die anderen 80. Somit können Sie zeit- und ressourceneffektiv arbeiten und den Fokus auf die wirklich wichtigen Aspekte legen.
Das Eisenhower-Prinzip
Zusätzlich teilen Sie hier Ihre Aufgaben nicht nur nach Wichtigkeit ein, sondern auch nach Dringlichkeit. Ihre Aufgaben werden hierbei in vier Quadranten eingeteilt.
- Quadrant – wichtige und dringliche Aufgaben
- Quadrant – wichtige aber keine dringlichen Aufgaben
- Quadrant – dringliche aber keine wichtigen Aufgaben
- Quadrant – weder dringliche noch wichtige Aufgaben
Häufig passiert es, dass die Dringlichkeit der Aufgaben die Wichtigkeit überschattet. Deshalb kann diese Einteilung dabei helfen, dass wichtige Aufgaben nicht übersehen werden, auch wenn Sie zeitlich keinen Druck haben. Wann immer Sie können, versuchen Sie deshalb Aufgaben aus dem 2. Quadrant abzuarbeiten.
Benefit Büroservice als Partner für besseres Zeitmanagement
Wie bereits erwähnt, kann ein externes Sekretariat eine große Hilfestellung sein. Durch das Auslagern gewisser Tätigkeiten an unseren Telefonservice, können Sie sich auf Ihre Kerntätigkeiten konzentrieren. Unsere geschulten Mitarbeiter nehmen Ihre Anrufe entgegen und betreuen Ihre Anrufer ganz nach Ihren Wünschen. Sie können Ihr Unternehmen im Kundenservice unterstützen, Termine koordinieren oder auch Erstauskünfte geben.
Falls Sie Interesse an einem Telefonservice von Benefit Büroservice haben können Sie sich gerne hier über unser Angebot informieren. Sollten Sie noch Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne telefonisch unter +43 800 100 240 oder über das Kontaktformular zur Verfügung.
