Am 07.01.2020 wurde vom Rat der europäischen Union beschlossen eine neue Whistleblower Richtlinie einzuführen. Diese Richtlinie gilt für alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern oder Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 10 Millionen Euro. Zudem ist die Einhaltung der Richtlinie verpflichtend für alle Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern. Die Richtlinie gibt neue Prozesse vor, die es Whistleblowern ermöglichen soll, anonym und vertraulich Hinweise geben zu können. Als betroffenes Unternehmen oder betroffene Gemeinde, müssen Sie verpflichtend ein Hinweisgebersystem einrichten. Hier ist es besonders relevant die Anonymität des Hinweisgebers zu wahren. Deshalb müssen auch Gemeinden nun eine geeignet Lösung für ein Meldesystem einführen. Wir empfehlen hier eine Art Beschwerdehotline für die Gemeinde zu implementieren.
Zulässige Meldesysteme
Sie können zwischen verschiedenen Meldesystemen wählen. Allerdings bietet nicht jedes System völlige Anonymität für den Melder. Folgenden Möglichkeiten gibt es:
- Ein bisher sehr beliebtes Meldesystem war der Beschwerde-Briefkasten. Doch dieses System ermöglicht es nicht dementsprechend auf eine Meldung zu reagieren.
- Dasselbe gilt für die Option, anonym Briefe an eine Adresse senden zu können. Hier ist es ebenfalls enorm schwer auf die Meldung zu reagieren und eventuell eine Klärung zu finden.
- Die Meldungen über E-Mail ermöglichen zwar eine Reaktion seitens der Gemeinde oder des Unternehmens, aber sie machen es nahezu unmöglich Anonymität zu wahren.
- Eine Beschwerde-/Whistleblower Hotline einzuführen ist prinzipiell eine gute Idee. Doch hier ist es äußerst wichtig diese Hotline an einen externen Dienstleister auszulagern, da sonst unmöglich Anonymität garantiert werden kann.
Die ideale Lösung für die Beschwerdehotline Gemeinde
Wir empfehlen Ihnen unbedingt einen externen Dienstleister als Beschwerdehotline zu nutzen. Wir bei Benefit Büroservice sind eine professionelle und unabhängige Stelle. Sie können eine autonome Beschwerdenummer buchen und diese dann an uns weiterleiten. Unsere Telefonagents nehmen die Meldungen entgegen und geben diese anonymisiert an Ihre Gemeinde weiter. Dasselbe können wir auch mit E-Mails für Sie erledigen. Sie haben dann die Möglichkeit uns Rückmeldung zu dem Fall zu geben und wir leiten die Rückmeldung an den anonymen Melder weiter. So agieren wir als Zwischenstelle und garantieren Anonymität und die Möglichkeit zur Rückmeldung.
Wir wollen Ihnen eine All-in-One Lösung für Ihre Gemeinde bieten – setzen Sie sich mit uns in Verbindung um eine gemeinsame, individuelle Lösung zu erstellen.
Benefit Büroservice bietet einen professionellen und zuverlässigen Telefonservice. Wenn Sie sich selbst überzeugen wollen, werfen Sie einen Blick auf unsere Kunden-Bewertungen.
