Umfangreiche Tätigkeiten im Backoffice
Als Mitarbeiter im Backoffice kümmert man sich um interne administrative und organisatorische Tätigkeiten. Die Aufgaben sind sehr vielfältig und variieren pro Branche. Im Unterschied zum Frontoffice, ist das Backoffice im Hintergrund tätig und für die Aufrechterhaltung des Tagesgeschäfts zuständig.
Typische Aufgaben im Backoffice sind zum Beispiel:
- Schreiben von Angeboten oder Rechnungen
- Erstellen von Reports oder Statistiken
- Unterstützung bei Projektmanagement-Themen
- Stammdatenpflege
- Telefonannahme und Supportleistungen
- Koordination zwischen den Abteilungen
Als Ansprechpartner für Kunden und Kollegen kann es am Tag vermehrt zu Telefonaten kommen, die viel Arbeitszeit rauben. Oft läutet das Telefon so häufig, dass man bei der Anzahl an Gesprächen mit seinen Tätigkeiten nicht mehr hinterherkommt. Studien zeigen, dass Arbeitsunterbrechungen nicht nur die Qualität der Arbeit beeinträchtigen, sondern auch zu psychischem Stress bei den Mitarbeitern führen. Die Folgen von Überlastung und innerer Anspannung darf nicht unterschätzt werden. Werden erste Anzeichen ermittelt, sollten Maßnahmen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter festgelegt werden, um die psychische Belastung zu reduzieren. Das kann zum Beispiel gelingen, indem man Arbeitsabläufe, Arbeitsanforderungen, soziale Beziehungen sowie die Arbeitsumgebung optimiert.
Entlastung durch einen ausgelagerten Telefonservice
Durch die Hilfe eines externen Telefonservices wird nicht nur Ihre telefonische Erreichbarkeit deutlich verbessert, sondern auch die Arbeitsnehmer entlastet. Diese können sich besser auf Ihre Haupttätigkeiten konzentrieren und werden nicht ständig durch Anrufe bei der Arbeit unterbrochen. Ist die tägliche Arbeitslast zu hoch und zusätzliche Unterstützung notwendig, können Sie sich mit einem Telefonservice zusätzliche Personalkosten sowie Betriebskosten einsparen, da Sie keinen weiteren, internen Mitarbeiter für die Telefonannahme einstellen müssen. Sie können individuell entscheiden, wann und wie lange Sie Ihre Anrufe umleiten möchten.
So funktioniert ein Telefonservice
Wenn Sie gerade nicht erreichbar sind oder ungestört arbeiten möchten, aktivieren Sie einfach Ihre Rufumleitung. Ruft jemand unter Ihrer Nummer an, nehmen externe Telefonservice-Mitarbeiter Ihre Anrufe in Ihrem Firmennamen entgegen und beantworten diese nach Ihren Vorgaben. Auf Wunsch können allgemeine Auskünfte weitergegeben, Termine vereinbart oder an zuständige Kollegen durchgestellt werden. Während jedem Gespräch werden alle gewünschten Daten der Gesprächsteilnehmer (Name, Telefonnummer, Unternehmen etc.) aufgenommen und die Informationen anschließend direkt an Sie gesendet. Sie können dann selbst entscheiden, ob oder wann Sie Ihre Kunden zurückrufen.
Wir können Sie bei Backoffice-Tätigkeiten unterstützen
Benefit Büroservice kann Ihnen einzelne Backoffice-Tätigkeiten abnehmen, die nicht zum Kerngeschäft Ihres Unternehmens gehören, aber trotzdem zeit- und kostenaufwendig sind. Wir betreuen Ihre eingehenden Anrufe, damit Sie sich wieder um andere Arbeiten kümmern können. Darüber hinaus erledigen wir auch gerne Outbound-Tätigkeiten für Sie. Unsere Telefonservice-Mitarbeiter sind auf eine professionelle und kompetente Telefonannahme spezialisiert und beantworten Ihre Anrufe nach Ihren zuvor festgelegten Vorgaben. Auf diese Weise entlasten Sie Ihre Mitarbeiter bei beschwerlichen Nebenaufgaben oder sparen sich Kosten für zusätzliches Personal.
Möchten Sie mehr Informationen über unsere Leistungen, dann kontaktieren Sie uns gerne hier oder rufen Sie an unter +43 800 100 240.
