Einen Anruf annehmen klingt im ersten Moment ganz einfach. Den Hörer abheben und drauf lossprechen. Doch um einen Anruf richtig anzunehmen sollten Sie einige wichtige Dinge beachten. Wir fassen für Sie die 5 wichtigsten Dinge zusammen, die Sie bei der Anrufannahme beachten sollten.
5 Tipps für eine erfolgreiche Anrufannahme
1. Nehmen Sie sich Zeit für das Gespräch
Der erste Fehler beim Anrufe annehmen passiert bereits dabei, wenn sich keine Zeit für das Telefongespräch genommen wird. Oft werden neben dem Gespräch andere Tätigkeiten wie zum Beispiel das Beantworten von E-Mails oder das Bearbeiten von Dokumenten ausgeübt, um Zeit einzusparen. Sie sollten sich jedoch voll und ganz auf Ihren Gesprächspartner konzentrieren, um ein effizientes und qualitativ hochwertiges Telefonat zu führen.
2. Lächeln Sie
Bevor Sie den Hörer abheben sollten Sie lächeln. Auch wenn man Ihr Lächeln nicht sehen kann, kann man es dennoch hören. Sie bezwecken damit, dass Ihre Stimme heller und freundlicher wirkt. Sie wirken somit offen und freundlich am Telefon, auch wenn Sie zum Beispiel gerade eher gestresst sind.
3. Kurz klingeln lassen
Heben Sie nicht direkt beim ersten Läuten ab, warten Sie aber auch nicht zu lange bevor Sie Ihre Anrufe annehmen. Ihre Anrufer rechnen nicht damit, dass Sie direkt beim ersten Läuten abheben. Dadurch wiederum könnten Sie Ihren Anrufer verwirren oder gar perplex fühlen lassen. Geben Sie Ihren Anrufern Zeit sich auf das Gespräch vorzubereiten. Warten Sie jedoch aber auch nicht zu lange. Am idealsten ist es, zirka nach zwei mal Läuten abzuheben. Dies entspricht zirka einer Dauer von vier bis fünf Sekunden.
4. Die richtige Begrüßung
Begrüßen Sie Ihre Anrufer richtig. Beginnen Sie mit einer geeigneten Grußformel. Anschließend sollten Sie den Firmennamen nennen, denn diesen erwarten die Anrufer bereits, wenn Sie bei Ihrem Unternehmen anrufen. Nennen Sie danach Ihren Namen klar und deutlich, damit Ihr Anrufer weiß, mit wem er spricht.
Ein Beispiel für eine Begrüßung wäre: Herzlich Willkommen bei Benefit mein Name ist … Was kann ich für Sie tun?
Mit dieser Begrüßung wissen Ihre Anrufer sofort, dass Sie beim richtigen Unternehmen gelandet sind, mit wem Sie sprechen und, dass Sie ohne Probleme Ihr Anliegen mitteilen können.
5. Die richtige Sprechgeschwindigkeit
Gerade bei der festgelegten Begrüßung neigt man oftmals dazu zu schnell zu sprechen. Dies führt dazu, dass das Gesprochene vom Anrufer nicht verstanden wird. Achten Sie deswegen bereits bei der Anrufannahme darauf klar, deutlich und in einer passenden Geschwindigkeit zu sprechen.
Benefit hilft Ihnen beim Annehmen Ihrer Anrufe
Wir von Benefit bieten bereits seit 2014 einen professionellen Telefonservice für Unternehmen an. Unsere geschulten Mitarbeiter nehmen Ihre Anrufe in Ihrem Namen entgegen und bearbeiten die Telefonate genau nach Ihren Vorstellungen. Unsere Telefonisten wissen, wie Anrufe am besten angenommen werden und achten darauf, alle Kundenanliegen zu befriedigen. Zusätzlich zur Anrufannahme können wir auch direkt Termine mit Ihren Kunden vereinbaren und diese in Ihrem Online-Terminkalender vermerken, FAQs beantworten sowie Rückrufe mit Ihren Kunden vereinbaren.
Nachdem wir Ihre Anrufe entgegen genommen haben bekommen Sie eine Anrufinformation per E-Mail oder SMS zugesandt, in der alle wichtigen Fakten über das Gespräch festgehalten sind. Sie müssen somit keine Anrufe mehr entgegennehmen und verpassen gleichzeitig auch keine Informationen über Ihre Anrufer.
Falls wir Ihr Interesse für einen Telefonservice wecken konnten können Sie sich gerne hier über unsere Preise informieren. Bei offenen Fragen oder sonstige Anliegen erreichen Sie uns telefonisch unter 0800 100 2404 oder über das Kontaktformular.
